Algemene Verkoopsvoorwaarden

Artikel 1 — Toepassingsgebied

Deze Algemene Verkoopsvoorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, facturen, opdrachten, bestellingen, overeenkomsten, uitvoeringen van diensten, inschrijvingsformulieren, alsook elke andere transactie of verplichting, onder welke vorm of welke benaming ook aangegaan.

Artikel 2 — Totstandkoming van de overeenkomst

2.1. Door de ondertekening van het inschrijvingsformulier komt op definitieve en onherroepelijke wijze een overeenkomst met COBIZ tot stand. De totstandkoming van deze overeenkomst betekent dat COBIZ onmiddellijk tot facturatie aan de inschrijver kan overgaan. Voor webgebaseerde producten zal de toegangslink ter beschikking worden gesteld na ontvangst van de volledige factuur.

2.2. De inschrijver en COBIZ komen uitdrukkelijk overeen dat de afsluiting van het contract elektronisch kan gebeuren, zelfs in de afwezigheid van een handtekening. De bestelbon zal door COBIZ op een betrouwbare en duurzame elektronische drager worden opgeslagen en zal als bewijs dienen van de contractuele betrekkingen tussen de partijen.

2.3. De inschrijver verklaart uitdrukkelijk voorafgaand aan de sluiting van de overeenkomst kennis genomen te hebben van deze Algemene Verkoopsvoorwaarden, deze gelezen en begrepen te hebben en deze te aanvaarden.

Artikel 3 — Prijzen

3.1. De tarieven worden uitgedrukt in euro excl. btw.

3.2. De tarieven en prijzen vermeld op het inschrijvingsformulier zijn slechts gegarandeerd tot 1 maand na datum van ondertekening. Aansluitend heeft COBIZ het recht eenzijdig de prijzen te wijzigen op grond van de volgende motieven: algemene prijsindexatie, prijsstijging externe partners of prijsstijging externe leveranciers.

Artikel 4 — Annulering

4.1. Elke partij heeft het recht de inschrijving te allen tijde te annuleren. In dat geval zijn de volgende annuleringsvergoedingen van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd door de annulerende partij:

• 0% van de standaardprijs exclusief toegestane kortingen in geval van annulering meer dan 12 weken voor de datum van de aanvang van het evenement;
• 30% van de standaardprijs exclusief toegestane kortingen in geval van annulering meer dan 6 weken voor de datum van de aanvang van het evenement;
• 50% van de standaardprijs exclusief toegestane kortingen in geval van annulering minder dan 6 weken voor de datum van de aanvang van het evenement;
• 100% van de standaardprijs exclusief toegestane kortingen indien het evenement wordt geacht redelijk te zijn, gelet op de kosten die COBIZ heeft gemaakt voor de deelname aan het evenement. Deze kosten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, reserveringen, boekingen, locaties en catering.

Deze regeling is van toepassing op de reeds gemaakte kosten en financiële verplichtingen van COBIZ met betrekking tot de deelname van iedere persoon of vennootschap. Deze kosten en financiële verplichtingen van COBIZ kunnen niet worden teruggevorderd. Door zich in te schrijven voor het evenement gaat de deelnemer onherroepelijk en onvoorwaardelijk akkoord met deze annuleringsvoorwaarden.

4.2. Onverminderd de in artikel 4.1. bepaalde annuleringsvergoedingen, blijven alle reeds door COBIZ ontvangen voorschotten integraal verworven in geval van annulering. Alle eventueel ontvangen materialen (o.a. merchandise) dienen in geval van annulering op eenvoudig verzoek van COBIZ in perfecte staat terug op haar maatschappelijke zetel afgeleverd te worden en dit binnen 14 dagen na het verzoek. Bij gebreke hieraan is een vergoeding verschuldigd van 250 euro.

Artikel 5 — Facturatie en betaling

5.1. De facturen worden via peppol naar de inschrijver verstuurd.

5.2. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, dienen de facturen betaald te worden binnen 30 dagen na de factuurdatum.

5.3. Bij niet-betaling op de vervaldag loopt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest van anderhalve keer de wettelijke interest. Bovendien is in dat geval een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag verschuldigd, met een minimum van 125 euro, samen met alle eventuele invorderingskosten. Bovendien kan COBIZ in geval van niet-betaling op de vervaldag al zijn verplichtingen uit het contract of uit ieder ander met de inschrijver gesloten contract opschorten en dit contract of deze contracten beëindigen. In dat geval is de inschrijver minstens de in artikel 4 overeengekomen vergoedingen verschuldigd.

5.4. In geval van niet-betaling of slechts gedeeltelijke betaling van de factuur, zal de inschrijver bovendien de toegang tot het evenement ontzegd worden.

Artikel 6 — Levering en overmacht

6.1. COBIZ verbindt zich toe de bedongen leveringstermijnen na te leven.

6.2. COBIZ zal evenwel vrijgesteld zijn van naleving van de bedongen leveringstermijn of -locatie in zoverre zij geconfronteerd wordt met overmacht, staking, pandemie, lockout, lockdown, oorlog, ziekte of invaliditeit van een spreker, onbruikbaarheid of problemen met betrekking tot de capaciteit van de locatie/zaal van het evenement, faillissement van leveranciers/partners of gelijkaardige situaties. COBIZ kan niet gehouden zijn tot betaling van enigerlei schadevergoeding aan de inschrijver indien de leveringstermijnen of -locatie niet nageleefd kunnen worden op grond van voormelde gronden.

6.3. COBIZ verbindt er zich in voormelde gevallen toe de inschrijver zo spoedig als mogelijk te informeren, alsook de waarschijnlijke duur en de waarschijnlijke gevolgen mee te delen.

6.4. COBIZ is in voormelde gevallen gerechtigd de uitvoeringstermijn die contractueel voorzien werd op te schuiven zonder dat dit recht zal geven op enige schadevergoeding in hoofde van de inschrijver. De inschrijver heeft in geen geval recht op een terugbetaling van de door hem/haar betaalde prijs, doch zal op een later tijdstip kunnen deelnemen aan een door COBIZ georganiseerd evenement.

6.5. COBIZ behoudt zich in ieder geval het recht voor om de locatie van de door haar georganiseerde evenementen eenzijdig te veranderen (bijvoorbeeld omdat het aantal inschrijving niet overeenkomt met de capaciteit van de initieel voorziene locatie). Een wijziging in de locatie van het evenement zal in geen geval aanleiding geven tot enige schadevergoeding in hoofde van de inschrijver. De inschrijver heeft ook in dat geval geen recht op een terugbetaling van de door hem/haar betaalde prijs.

Artikel 7 — Verplaatsing van deelname

De inschrijver kan eenmalig en uitsluitend in geval van overmacht, duidelijk aan te tonen door de deelnemer, zijn deelname aan een evenement verplaatsen naar een andere datum. Het recht van verplaatsen is uitsluitend van toepassing indien hetzelfde evenement nog wordt aangeboden. In dit geval zullen alle niet-recupereerbare en gemaakte kosten ten gevolge van de verplaatsing door COBIZ in rekening worden gebracht. De richtlijn voor deze niet-recupereerbare kosten komt forfaitair neer op 20% van de standaardprijs exclusief toegestane kortingen, zonder dat dit afbreuk doet aan het recht van COBIZ om haar werkelijk geleden schade te bewijzen.

Artikel 8 — KMO-portefeuille

COBIZ werd geregistreerd als dienstverlener in het kader van de KMO-portefeuille. De inschrijver of opdrachtgever is zelf gehouden het nodige te doen voor het verkrijgen van tegemoetkomingen vanwege de overheid, alsook het naleven van alle KMO-portefeuille wettelijke vereisten. COBIZ kan geenszins aansprakelijk gesteld worden voor het niet naleven van de KMO-portefeuille vereisten door de inschrijver of opdrachtgever. Alle mogelijke kosten die COBIZ oploopt door het niet naleven van de KMO-portefeuille vereisten door de inschrijver of opdrachtgever zullen ten laste van deze laatste vallen. Het niet van toepassing zijn van tegemoetkomingen vanwege de overheid kan in geen geval als rechtsgeldig reden worden ingeroepen voor annulering of niet betaling van de inschrijving.

Artikel 9 — Beeldmateriaal en gegevensverwerking

9.1. De inschrijver verklaart zich middels bevestiging van zijn inschrijving akkoord met het feit dat op de evenementen beelden (foto's en video's) kunnen worden gemaakt, dewelke door COBIZ kunnen aangewend worden voor commerciële doeleinden en verspreid worden via de website en verschillende sociale media kanalen van COBIZ.

9.2. In geval geïndividualiseerde beelden van de inschrijver worden gemaakt, heeft deze steeds het recht (i) deze beelden te raadplegen en (ii) zich te verzetten tegen het gebruik en de verspreiding ervan voor commerciële doeleinden. Er zal steeds voorafgaandelijk schriftelijke instemming gevraagd worden m.b.t. de aanwending van de beelden van het geven van een interview door de inschrijver omtrent zijn/haar ervaring met het evenement.

9.3. COBIZ informeert de inschrijver stipt over de uitvoering van haar opdrachten. De inschrijver geeft stipt en gedurende de gehele duur van de opdracht alle nuttige informatie. De inschrijver geeft de uitdrukkelijke toestemming aan COBIZ om deze informatie, en desgevallend de persoonsgegevens en de bijzondere categorieën van persoonsgegevens, die hierin begrepen zouden zijn, te verwerken voor een of meer welbepaalde doeleinden zoals omschreven in het voorwerp van de opdracht. COBIZ behoudt daarnaast het recht om deze informatie te verwerken met het oog op zijn gerechtvaardigde belangen of deze van derden, de uitoefening van het fundamenteel recht op vrijheid van meningsuiting of informatie en/of de instelling. De inschrijver heeft het recht om een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van zijn persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van zijn toestemming of bezwaar op de verwerking van zijn persoonsgegevens aan COBIZ te richten. COBIZ verbindt zich ertoe om binnen een termijn van een (1) maand aan de inschrijver van een gemotiveerd antwoord op zijn verzoek te voorzien. Afhankelijk van de complexiteit van het (de) verzoek(en) en van het aantal verzoeken kan de termijn indien nodig met nog eens twee (2) maanden worden verlengd. Dit antwoord moet op gemotiveerde wijze aangeven waarom de COBIZ (niet) ingaat op het (de) gevraagde verzoek(en) van de inschrijver. COBIZ behoudt zich daarvoor het recht voor een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het (de) verzoek(en) gepaard gaat/gaan.

Artikel 10 — Aansprakelijkheid

10.1. COBIZ is tegenover de inschrijver slechts aansprakelijk voor de directe schade die het gevolg is van haar grove fout of herhaalde nalatigheid. Het bedrag van de schade is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van het contract. COBIZ kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor immateriële of indirecte schade, zoals winstderving, verlies van omzet en verlies van klanten of contracten. Ook is COBIZ in geen geval aansprakelijk voor diefstallen op de evenementlocaties.

10.2. COBIZ kan in geen geval tegenover derden aansprakelijk gesteld worden voor schade van welke aard en door welke oorzaak ook. De afnemer van de dienst vrijwaart COBIZ tegen zulke eisen door derden.

10.3. De inschrijver moet iedere tekortkoming in de uitvoering van het contract schriftelijk aan COBIZ meedelen binnen 48 uur na de vaststelling ervan. De datum en het tijdstip van verzending gelden als bewijs. De uitvoering van het contract door COBIZ wordt conform geacht indien de inschrijver zijn kennisgeving doet na deze periode. De inschrijver kan zijn contractuele verplichtingen niet opschorten noch een compensatie eisen in geval van klachten.

Artikel 11 — Beëindiging

COBIZ kan het contract met een aangetekende brief, onmiddellijk en zonder ingebrekestelling, beëindigen, indien de inschrijver:

• oneigenlijk gebruik maakt van de door COBIZ aangeboden diensten;
• in strijd handelt met de reputatie of belangen van COBIZ;
• binnen een gestelde termijn, geen gevolg geeft aan een gemotiveerde ingebrekestelling waarbij hij in kennis wordt gesteld van de contractuele tekortkomingen die hem ten laste worden gelegd;
• informatie verspreidt of in strijd handelt met de goede zeden of de toepasselijke wetgeving;
• het onderwerp is van een gerechtelijke bewindvoering of bankroet is.

In dergelijke gevallen moet de afnemer van de dienst alle kosten die reeds voor de uitvoering van het contract gemaakt werden terugbetalen aan COBIZ, dewelke niet aansprakelijk gesteld kan worden voor de schade als gevolg van de niet-uitvoering of de beëindiging van het contract.

Artikel 12 — Slotbepalingen

12.1. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk bepaald, zijn deze Algemene Verkoopsvoorwaarden als enige van toepassing. De bepalingen van deze Algemene Verkoopsvoorwaarden, die ook na de afloop van het contract toepasselijk blijven, zullen van kracht worden gehouden.

12.2. Enige wijziging van het contract, kan uitsluitend schriftelijk gebeuren.

12.3. Een bepaling die nietig, gedeeltelijk nietig of vernietigbaar is leidt niet tot de nietigheid van andere bepalingen. Dergelijke bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo goed mogelijk de intentie van de partijen benadert.

12.4. Het feit dat een partij op een bepaald ogenblik nalaat de strikte naleving van één van de bepalingen van het contract te eisen kan in geen geval beschouwd worden als een afstand van de rechten waarover deze partij beschikt.

Artikel 13 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De Belgische wet is van toepassing. Bij geschillen zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent, Afdeling Dendermonde bevoegd.